Numa manhã de segunda-feira os executivos de uma fábrica de sabonetes agendaram uma reunião para discutir seus problemas de vendas e de custos. Todos os envolvidos foram convocados, desde o presidente até os supervisores da fábrica. Mesmo sendo uma empresa de pequeno porte a reunião teria 12 participantes.

A pauta da reunião era simples: o primeiro assunto era o baixo desempenho de vendas no mês que acabara de fechar; o segundo, as propostas para redução de custos. A reunião deveria começar às 9h.

Um pouco antes do início previsto para a reunião, o gerente de marketing e vendas – responsável pela análise do desempenho comercial – já estava na sala preparando o projetor e testando seus slides, faltando 5 minutos para o início da reunião ele pediu à sua secretária que avisasse os demais participantes que a reunião poderia começar.

Às 9h05 chegaram os dois supervisores da fábrica e vendo a sala ainda vazia foram tomar um café. Às 9h07 o diretor financeiro ligou avisando que iria chegar um “pouquinho” atrasado, mas que podiam começar a reunião sem ele. 9h10 – sete dos doze participantes já estavam na sala discutindo o resultado do futebol do dia anterior enquanto esperavam o início da reunião, a gerente de RH, que não gostava de futebol, resolveu dar um pulo na sua sala para pegar um documento que o presidente precisava assinar, já que ele estaria presente na reunião, ela queria aproveitar a oportunidade.

Às 9h15, o gerente de marketing resolveu começar a apresentação, mesmo com a ausência do presidente, do diretor financeiro e da gerente de RH que ainda não voltara. Começou a mostrar os seus gráficos de vendas, os preços “aviltantes” que a concorrência estava praticando e os efeitos da queda da bolsa de valores do Tajisquistão no mercado interno…

Nesse exato momento, ou seja, às 9h24, o diretor financeiro entrou na sala e, pediu que o gerente de marketing recomeçasse a sua explanação para que ele pudesse entender a correlação entre a perda de mercado e a bolsa do Taji… seja lá o que for. Às 9h32 a gerente de RH voltou para a reunião e ouvindo o termo “aviltante” achou que se tratava dos salários e logo saiu em defesa da necessidade de uma nova pesquisa de cargos & salários… os presentes já estavam explicando que não era nada disso quando a secretária entrou na sala e avisou que o presidente da empresa iria descer em 5 minutos… todos resolveram tomar mais um café…

O presidente chegou às 9h45, mas a reunião só teve inicío novamente às 9h52 quando o diretor industrial e um dos supervisores voltaram do café. A reunião durou cerca de meia hora e as principais conclusões foram: para competir no mercado precisam reduzir a margem unitária de 6 para 5 centavos (o que estimularia uma retomada das vendas) e, precisam racionalizar custos que permitissem essa redução de margem – para isso resolveram cortar o fornecimento de café, implantar um controle de cópias xerox e lançar uma campanha de economia de energia elétrica.

Agora faça as contas: considerando os custos dos salários e encargos dos participantes ($150/hora de 12 pessoas) e a margem unitária do produto ($0,05), apenas o atraso de 52 minutos para o início da reunião aumentou a necessidade de vendas em 31.200 sabonetes – mais de 200 kg de café ou cerca de 30.000 cópias xerox).

É óbvio que que esta história é fictícia, mas não é muito diferente das nossas realidades. Sempre lembramos que tempo é dinheiro mas nunca o contabilizamos, no fundo somos grandes perdulários de tempo seja pela impontualidade, seja pelo uso inútil do mesmo.

Como bons brasileiros não damos valor à pontualidade e sempre temos uma boa desculpa para justificar os nossos atrasos: o trânsito… a chuva… o filho que perdeu a hora (provavelmente por que nós mesmos não o chamamos)… e a pior de todas: nunca começa na hora mesmo, por quê eu vou me apressar? Como seres humanos temos uma tendência terrível a perder o foco dos assuntos e divagarmos sobre temas mais leves, mesmo que nada importantes.

Experimente fazer uma planilha de quanto tempo você perdeu só nessas duas categorias e depois calcule quanto você deixou de ganhar, ou quanto teve de vender a mais só para compensar essse atrasos, ou quantas horas-extras teve de fazer para concluir o trabalho que não foi feito nesse tempo perdido.

E é claro: não deixe de contabilizar quanto tempo você perdeu fazendo essa planilha…

Enquanto você não resolve esse problema é melhor beber menos café.

Título original: O Tempora! O Mores!

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  • Celina Sparsbrod

    Caro Fábio
    Você em poucas palavras chegou ao âmago da questão.

  • Débora Almeida

    Fábio

    Excelente!!! Hoje mais do que nunca tempo é dinheiro, percebo que em muitas ocasiões as empresas possuem bons produtos, boas marca, etc. porém quando o o assunto é administrãção do tempo… resposta agil as demandas do mercado ou as mudanças na economia… o resultado é lamentável…

  • Americo Alencar

    Fantástico, geralmente os que gabam a pontualidade inglesa,
    São em geral são os mesmos que desprezam sua eficácia.

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