O programa eSocial foi lançado em 2013 pelo governo federal do Brasil, com o objetivo de facilitar o envio de informações trabalhistas aos órgãos competentes. De lá para cá, muita coisa mudou, e o sistema já se tornou obrigatório para empresas que se adequam aos critérios propostos.

Ainda que já exista há mais de 5 anos, algumas empresas ainda não sabem muito bem como funciona esse sistema e quando ele deve começar a ser utilizado, o que pode prejudicá-las no envio das informações necessárias.

Para eliminar essas dúvidas, nós reunimos todas as informações que você precisa conhecer sobre o eSocial. Assim, ele deixará de ser uma incógnita e sua empresa poderá aproveitar todos os benefícios que o sistema oferece!

O que é o eSocial?

eSocial é a sigla para Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, desenvolvido pelo governo federal brasileiro para que o envio de informações sobre os empregados tenha que ser feito uma única vez.

Seu uso se tornou obrigatório para todos os empregadores do setor privado, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, graças à regulamentação da Emenda Constitucional nº 72/2013, e se estenderá às empresas do setor público em 2019.

Todas as empresas possuem obrigações fiscais trabalhistas e previdenciárias com seus colaboradores, e além de cumpri-las, é necessário fornecer as informações necessárias ao governo e a outros órgãos.

Porém, o envio dessas informações costumava ser complicado, principalmente em relação à praticidade, já que cada uma precisava ser encaminhada através de um sistema específico, ou às vezes até mesmo por meio de papéis e formulários físicos.

Isso tornava a vida dos empregadores muito mais difícil, já que havia vários trâmites burocráticos, e deixar de cumprir um deles – o que é relativamente normal, ainda mais com tantos órgãos a se prestar contas – podia trazer sérios problemas.

Então, sob uma iniciativa do governo federal, nasceu o eSocial, onde há 4 órgãos e entidades governamentais que trabalham em conjunto para a consolidação das informações trabalhistas e que também podem acessá-las no sistema quando necessário. São eles:

  • Caixa Econômica Federal (CEF);
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
  • Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
  • Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Quais informações podem ser acessadas pelo sistema?

Os 4 órgãos e entidades governamentais citados acima, podem acessar o eSocial para analisar e conferir os documentos trabalhistas referentes aos empregadores.

São 15 obrigações que podem ser acessadas através do sistema:

  1. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), com a finalidade de controlar admissões e demissões realizadas através do regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
  2. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  3. Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  4. Comunicação de Dispensa (CD);
  5. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  6. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  7. Folha de Pagamento;
  8. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  9. Guia da Previdência Social (GPS);
  10. Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  11. Livro de Registro de Empregados (LRE);
  12. Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  13. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  14. Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  15. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Ao invés de ter que enviar essas informações de forma separada, isso pode ser feito de uma única vez através do eSocial, o que é de grande importância para a organização e a gestão dos empregadores de todo o Brasil.

Quem é obrigado a utilizar o eSocial?

No dia 1º de outubro de 2015, começou a valer para o empregador doméstico a obrigatoriedade de uso do eSocial. Todas as questões trabalhistas podem ser gerenciadas através do sistema.

Algumas das funcionalidades oferecidas pelo eSocial aos empregadores domésticos são as seguintes:

  • Geração de aviso de férias;
  • Registro de empregados;
  • Elaboração e impressão de folha de ponto;
  • Geração de recibo de pagamento;
  • Cálculo automático de horas extras, salário família e adicional noturno;
  • Cálculo automático de obrigações trabalhistas e tributárias.

Já no mês de janeiro de 2018, passou a valer a obrigatoriedade de participação do sistema para grandes empresas, cujo faturamento seja maior de R$ 78 milhões por ano, ou seja, uma média de R$ 6,5 milhões por mês.

No mês de julho de 2018, a obrigatoriedade se estendeu para todas as empresas do país, até mesmo as de pequeno porte e os microempreendedores individuais (MEIs).

No ano de 2019, as empresas pertencentes ao setor público também terão que utilizar o eSocial para o cadastro e envio das informações de seus trabalhadores.

Como Se Registrar no eSocial

O acesso é simples: é preciso entrar no portal do eSocial e fazer o cadastro da empresa com as informações solicitadas. Depois, basta inserir o CPF/CNPJ, o código e a senha para utilizar o sistema e fazer todas as atividades necessárias.

Em caso de qualquer dúvida, há uma página de “perguntas frequentes” no menu, que pode orientar os usuários a respeito das dúvidas mais comuns.

É importante ressaltar mais uma vez que apenas as empresas que contam com empregados registrados através da CLT são obrigadas a utilizar o eSocial.

No caso de um MEI ou uma microempresa que não tenha funcionários registrados sob essa modalidade, não é obrigatório o uso do sistema.

Use o eSocial e desfrute de seus benefícios na empresa!

É normal que todas as novas exigências sejam encaradas com um certo grau de dúvida e dificuldade, já que atividades que antes eram realizadas de uma maneira passarão a ser feitas de outra, o que certamente trará um período de adaptação, mas esses são passos necessários na vida de uma empresa.

Além disso, ao olhar para o eSocial, é possível ver que a iniciativa visa facilitar a vida dos empregadores através da centralização das informações em um único sistema, o que evita o preenchimento de diversos formulários e o envio em vários sistemas com informações iguais ou bastante parecidas.

É essencial que a sua empresa passe a utilizar o eSocial à partir de hoje, caso se enquadre entre as obrigatórias, ou esteja preparada para começar a utilizar o sistema quando chegar o momento, o que será muito benéfico para os gestores e para todo o negócio.

Depois de passado o momento de adaptação, será possível notar que todos os setores e atividades burocráticas serão beneficiados, desde a contratação de novos colaboradores até o cumprimento das obrigações trabalhistas e a realização da gestão de contas, ou seja, sua empresa só tem a ganhar com o eSocial.

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