Manter a organização no ambiente de trabalho é muito importante para qualquer empresa que deseja ter mais produtividade e qualidade em seus processos internos, e garantir melhor condição de vida e trabalho a seus colaboradores.
A desorganização costuma ser responsável por atrasos e situações desconfortáveis que passam a impressão de desleixo e falta de cuidado. Ela prejudica o desempenho do funcionário, afeta o rendimento da empresa e pode causar desentendimentos e desarmonia no ambiente de trabalho.
Como Organizar o Ambiente de Trabalho
A primeira coisa a ser feita em um ambiente desorganizado é entender o motivo da situação estar dessa maneira.
Faça uma avaliação sobre os objetos e coisas que fazem parte da bagunça para descobrir o que não é mais utilizado e fazer o descarte correto. Muitas vezes guardamos papéis e documentos antigos que não são mais importantes e podem ser jogados fora.
A partir dessa primeira limpeza deve ser realizada a organização do que é necessário e vai continuar armazenado.
Todos os objetos e documentos precisam ter um lugar próprio para onde devem voltar após o uso.
Organize Os Arquivos Digitais
E a organização não se restringe aos ambientes físicos. Na era tecnológica em que diversos documentos importantes são arquivos digitais não podemos nos esquecer de manter organizadas também as ferramentas tecnológicas que são utilizadas pela empresa como e-mails, pastas, agendas e arquivos digitais.
5 Dicas para Organizar O Ambiente de Trabalho
1. Separe os E-mails por Categorias
Quem lida com fornecedores e clientes através de e-mails precisa manter organizada essa ferramenta tão útil. Uma boa estratégia é criar duas pastas separadas, uma para ações que precisam ser realizadas e outra para assuntos já resolvidos.
Dessa forma você mantem controle sobre os assuntos que ainda estão na lista de pendências, e não perde de vista os assuntos que podem servir de consulta no futuro.
2. Considere os Imprevistos
Um erro muito comum das pessoas que tentam organizar uma rotina é não considerar que imprevistos podem acontecer.
Quando você conta com a utilização de todas as suas horas do dia para realizar atividades essenciais pode acabar se descontrolando com situações simples que acontecem ao longo do dia e que precisam do mínimo da sua atenção.
O ideal é planejar metade do dia e a outra metade deixar para realizar tarefas que surgirem de forma inesperada.
3. Distribua as Atividades no Ambiente de Trabalho
Considere que nos dias após a realização de reuniões ou de passar o dia em atividades externas, será preciso um tempo no escritório para colocar em dia as tarefas burocráticas.
Se essa distribuição não acontecer certamente serão necessárias horas extras de trabalho para colocar tudo em ordem.
4. Use a Tecnologia A Seu Favor
Hoje em dia não é mais preciso lidar com planilhas confusas e cheias de fórmulas para gerenciar a empresa. A tecnologia já oferece recursos eficientes para ajudar o gestor e os funcionários a manter o fluxo de trabalho organizado e funcionando bem.
Um exemplo disso é o uso de um sistema de gestão empresarial que facilita o registro e armazenamento das informações importantes e contribui para o controle das atividades da empresa.
Com o armazenamento na nuvem (ERP Cloud) o acesso ao sistema pode ser realizado de qualquer lugar e a qualquer horário, garantindo muito mais eficiência para a empresa.
5. Crie Um Planejamento Semanal Para A Organização
Dificilmente você conseguirá colocar tudo em ordem de um dia para o outro, ainda mais porque a empresa não pode parar de funcionar para realizar essa atividade.
Sendo assim é importante criar um planejamento semanal de organização que divida em etapas a tarefa, estabelecendo metas e prazos para a conclusão de cada uma. Dessa forma você garante que em algum tempo sua empresa estará organizada e aumentará a produtividade de seus funcionários.
Benefícios da Organização no Trabalho
Entre os inúmeros benefícios de se manter o ambiente de trabalho organizado, podemos citar:
- Bem-estar e conforto;
- Melhor impressão da empresa;
- Saúde dos funcionários;
- Agilidade no acesso à informação;
- Aumento da produtividade.
Quando encontramos um local limpo e organizado mudamos o pensamento e passamos a seguir o padrão já estabelecido, ou seja, lugares limpos permanecem nessa condição por mais tempo porque as pessoas se preocupam em manter a organização, até mesmo de maneira inconsciente.
Conclusão
Se você pudesse contabilizar os custos causados pela desorganização no ambiente de trabalho ficaria impressionado com o tamanho dessa influência negativa.
A organização garante a eficiência e segurança de saber onde encontrar todas as informações importantes da empresa e aumenta a produtividade e desempenho dos funcionários. Pense nisso!
