Alguém te pergunta: qual o produto mais buscado na sua empresa? Imagine se quem pergunta está com pressa! E você consultando planilhas! Por que não checar a resposta em um sistema ERP online?

Sistemas ERPs e a gestão de empresas brasileiras

Como saber com rapidez (e precisão!) qual produto é mais buscado na sua empresa? Através de sistemas integrados de gestão. Esses sistemas têm tudo a ver com os princípios do ERP, que em inglês quer dizer Enterprise Resource Planning.

Traduzindo essa expressão ao pé da letra para o português: gestão de recursos da empresa. Pois, é! Administrar patrimônio, estrutura e operacionalidade de um negócio pode parecer simples, mas não é. Você precisa em primeiro lugar:

  • Planejar estratégias;
  • Tomar decisões bem fundamentadas;
  • Fazer com que suas escolhas se transformem em atitudes eficazes.

Soluções de ERP. Talvez você tenha ouvido profissionais se referindo a esse assunto como ferramentas tecnológicas que unem dados administrativos e financeiros.

Hoje em dia as soluções de ERP ou sistemas integrados de gestão são vendidos no formato de softwares. No Brasil, o comércio desses programas digitais gerou mais de um bilhão de dólares somente em 2014.

Sistemas ERPs otimizam a gestão de pequenas empresas

Sem sombra de dúvida, o que todo empresário mais deseja é que a empresa sobreviva aos desafios. E para que isso aconteça, nada mais benéfico do que adotar métodos que mostrem a empresa como um todo e em partes separadas. Expedientes assim levam a uma gestão eficiente e sólida.

ERPs já são usados por grandes empresas. No entanto, organizações maiores podem arcar com os altos custos da aquisição da licença de uso desses softwares e da instalação deles em rede.

Além disso, elas podem e desejam treinar seus funcionários no uso dos ERPs. Acontece que essas práticas não fazem parte do interesse (e dos recursos) de empresários de menor porte.

Por outro lado, pequenos empresários estão investindo mais em tecnologia da informação. Até porque vem sendo provado que usar um sistema ERP é recompensador, para não dizer essencial.

Por exemplo, um trabalho acadêmico foi conduzido em 2015 em que foram analisadas 235 micro e pequenas empresas com sede no Rio Grande do Sul. Os resultados mostraram que os ERPs alavancaram a eficiência organizacional interna de muitos desses empreendimentos.

Os resultados mostraram que os ERPs alavancaram a eficiência organizacional interna de muitos desses empreendimentos.

Em outro estudo publicado em 2017, gerentes e diretores de 30 empresas de pequeno e médio porte participaram de entrevistas. O objetivo dessa pesquisa era verificar o efeito do uso de ERPs. Aqueles empresários entrevistados que estavam ligados às pequenas empresas afirmaram que o sistema ERP:

  • Ofereceu dados que ajudaram na competição entre a empresa e as concorrentes;
  • Elevou o poder de barganha da empresa com os fornecedores;
  • Melhorou a forma de decidir sobre questões de organização;
  • Aumentou a margem de lucro da empresa;
  • Aumentou a participação de mercado da empresa.

Sistemas ERPs online para pequenas empresas

Pense em empresas pequenas que têm no máximo dez integrantes. Imagine que o proprietário e os sócios são inexperientes e dispõem de pouco tempo para a gestão das empresas. O risco de deterioração e falência é alto. Essa é uma condição que demanda um olhar constante e crítico.

Os sistemas ERPs online são benéficos porque facilitam a administração empresarial, já que ela pode ser realizada a qualquer momento. As únicas exigências são: o usuário conseguir operá-lo e estar conectado à internet.

Então, se você é um empresário e passa a usar um ERP online, você ganha em praticidade e a empresa em vitalidade. Você não precisa aguardar para ter acesso às informações da empresa e decidir de forma consciente e sábia.

Os ERPs online para pequenas empresas estão adaptados às necessidades específicas desse setor do mercado. São versões mais simples do que aquelas usadas em empresas grandes. Normalmente os ERPs online estão divididos em módulos, que abrangem as áreas de:

  • Controle de Estoque;
  • Emissão de boletos;
  • Compras;
  • Finanças;
  • Faturamento.

Um exemplo da utilidade de um ERP online é o controle de estoque. Verificar o estoque tem sido desgastante? É preciso compará-lo com a frente do caixa, correto? Se a comparação falha, podem ocorrer perda nas vendas, atraso nas entregas e insatisfação dos clientes.

Em um ERP online, estoque e vendas “se conversam”, de modo a ser informado com frequência para o pequeno empresário quais produtos estão em menor disponibilidade. Além disso, na maioria dos ERPs online, o usuário consegue:

  1. Ter acesso ilimitado ao fluxo de caixa;
  2. Manter tarefas administrativas automatizadas;
  3. Montar e modificar uma lista de contas a serem pagas pela empresa, incluindo impostos;
  4. Gerar gráficos de análise financeira que são fáceis de interpretar;
  5. Montar um plano contábil que se aproxime do plano do contador.

Otimizar a gestão da pequena empresa passa pela escolha do ERP

Existem na internet vários sistemas ERPs online para pequenas empresas. Alguns desses softwares oferecem versões-teste que são gratuitas.

No entanto, você ainda se sente perdido frente às opções. Além disso, não sabe se é o momento certo para sua empresa investir em tecnologia da informação. Pois, aqui vão algumas sugestões:

  • Converse com outros pequenos empresários sobre os ERPs que eles estão usando no momento;
  • Consulte a página das vendedoras sem pressa;
  • Leia os depoimentos de empreendedores que adquiriram o ERP;
  • Questione o atendente da empresa sobre a possibilidade de cancelamento da licença de uso caso você não fique satisfeito;
  • Experimente a versão gratuita;
  • Planeje com cuidado quem serão os usuários do ERP online na empresa;
  • Consulte seu contador a respeito do valor da aquisição.

Enfim, avalie as circunstâncias e tire suas próprias conclusões. O uso da tecnologia digital é sim um caminho sem volta na sociedade contemporânea. Pequenas empresas podem se beneficiar muito ao investir em ERPs online. Eles emprestam transparência e agilidade à administração de negócios. No entanto, é sempre bom que o empresário adote inovações com maturidade e sensatez.

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