Organizar e automatizar tarefas, melhorar a comunicação interna, reduzir erros, otimizar processos… Todos esses fatores têm algo em comum: eles ajudam a melhorar a gestão de tempo do seu escritório de advocacia.
Mas o que fazer para, de fato, concluir as tarefas pendentes, respeitar todos os prazos, aumentar a produtividade e otimizar o tempo gasto nas atividades?
A seguir, confira algumas dicas que separamos para auxiliá-lo em todas essas questões!
Elabore um planejamento de tarefas
Você realmente quer melhorar a gestão de tempo do seu escritório de advocacia? Então saiba que essa é a primeira e mais importante tarefa a ser concluída para começar a gerir os procedimentos de trabalho — mudanças eficazes começam sempre com um bom planejamento de tarefas.
Veja como começar:
- Enumere todos os serviços que são realizados no escritório de acordo com cada setor;
- Se possível, delegue tarefas específicas para colaboradores específicos — em vez de todos serem responsáveis pelo primeiro contato com o cliente, por exemplo, ou pela emissão de relatórios no final do mês, cada um saberá sua função exata;
- Com base nos itens acima, desenvolva um planejamento diário ou semanal, já destacando as tarefas que tomam mais tempo e as que podem ser delegadas.
Enumere as prioridades
Se a gestão de tempo do seu escritório de advocacia ainda não está otimizada, é provável que neste exato momento haja muitas tarefas pendentes, certo? Portanto, antes de se desesperar e possivelmente culpar os colaboradores, enumere suas prioridades.
Após elaborar o planejamento de tarefas, fica mais fácil visualizar o que deve ser feito primeiro e qual funcionário será responsável pela atividade. Então:
- Faça uma lista das tarefas pendentes;
- As enumere de acordo com relevância e prazo de entrega;
- Defina as prioridades e trabalhe somente com elas até que sejam devidamente concluídas.
Delegue atividades
Atenção para o cumprimento de prazos! Não é preciso mencionar que atrasar tarefas demonstra desorganização, não é?
Então, se você é do tipo que faz questão de fazer tudo sozinho, saiba que isso acaba sendo prejudicial para a gestão de tempo do seu escritório de advocacia: é preciso aprender a delegar tarefas!
Entretanto, ainda é possível se manter no controle: uma maneira de acompanhar o andamento dos projetos é utilizar uma ferramenta como o Trello, que permite organizar todas as atividades em andamento, marcar o colaborador responsável por cada uma e conferir de forma simples e rápida o que ainda não foi iniciado, o que já está sendo feito e o que já foi concluído.
Se alie à tecnologia
A tecnologia oferece ferramentas de apoio para o seu escritório, as quais auxiliam na gestão de tempo e na transformação digital do seu negócio nas áreas de gestão de processos e de mídias sociais, relacionamento com clientes, edição e compartilhamento de arquivos, comunicação interna, entre outras.
Por isso, pesquise por ferramentas como:
- Google Agenda;
- Google Drive;
- Mailchimp;
- Trello;
- Slack;
- Skype;
- Hootsuite;
- Software de CRM;
- Evernote.
Além delas, é fundamental utilizar um software jurídico para aprimorar a gestão de prazos e de processos — ele também oferece a vantagem de armazenar e compartilhar dados na nuvem e reduzir o acúmulo de papéis.
Como o sistema é online, é possível acessá-lo de qualquer lugar com um dispositivo móvel e acesso à internet, e assim gerenciar tarefas e acompanhar atendimentos e processos a qualquer hora.
Além de otimizar a administração do negócio, otimiza-se também o tempo dos colaboradores por meio de:
- Preenchimento automático de documentos;
- Acompanhamento de processos por meio do número da OAB;
- Controle sobre processos, intimações e outros documentos;
- Gerenciamento de pagamentos e de recebimentos e de outras funcionalidades do módulo financeiro;
- Importação de dados;
- Emissão de relatórios relacionados às tarefas, aos processos e à área financeira;
- Agilidade nos processos.
Enfim, neste artigo vimos como melhorar a gestão de tempo do seu escritório de advocacia. Ela é fundamental para garantir a produtividade do negócio e manter os processos em ordem, além de garantir o bom atendimento aos clientes, por isso trabalhe em um bom planejamento e comece a implementar aos poucos as outras dicas mencionadas neste artigo.
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